マイナンバーを収集するには?

マイナンバーがどういうものか、そしてどんな場面で使うのかをざっくり見てきましたが、

具体的に事業者(企業や個人事業主)がマイナンバーをどう取り扱ったらいいのでしょうか。

 

事業者がマイナンバーを取り扱う場面を、収集・保管・利用・提供・廃棄に分けて見ていきます。

(1)収集:従業員等から個人番号を知らせてもらう

(2)保管・利用:知らせてもらった個人番号を保管しておく

(3)提供:事業者から行政機関等へ個人番号(が書かれた書類等)を提供する

(4)廃棄:従業員退職などの場合に個人番号を削除する

 

今回は、「収集」についてです。

マイナンバーが一人一人に通知された後、事業者は従業員等必要な方のマイナンバーを知らせてもらう必要があります。

 

1.いつ?

事業者が従業員等から個人番号を収集するのは、いつになるのでしょうか?

それは「個人番号関係事務が発生した時点」が原則となります。

つまり、従業員等の給与について社会保険届出や源泉徴収票作成などを行うとき、ということになります。

 

ただ、例外も認められています。

「個人番号関係事務の発生が予想できた時点」です。

新入社員が入ってきたときなど、明らかにこれから個人番号を行政へ伝える必要がある場合は、

その雇用契約の時点で個人番号の収集をすることができます。

 

2.本人確認とは?

事業者が個人番号を収集したときに、事業者は本人確認を行わなくてはいけません。

その番号が本当にその本人のものなのかの確認です。

これは、個人番号カードか、個人番号の分かるものに加えて免許証などの顔写真入り身分証明書を提示してもらう必要があります。

顔写真入り証明書を持っていない人の場合についても、法令で詳しく定められています。

 

3.事業者側の注意点

個人番号が使われる場面は社会保障・税金関係・災害対策に限られています。

それ以外の場面、例えば社内での社員管理のための番号として利用するような事は堅く禁止されています。

逆に、個人番号を求めていないのに従業員等が個人番号の書かれた書類を事業者に提出した際などは、

その個人番号を見えないようにマスキングして通常の個人情報として取り扱うか、

個人番号の記載がない別の書類の提出を求めることが必要となってきます。

 

 

次回は、給与処理のアウトソーシングなどで個人番号を委託先に知らせる場合etcについてお伝えします。

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